Den svære samtale

Når du skal gøre den svære samtale til en god samtale, handler det om, hvordan samtalen føres, under hvilke omstændigheder og inden for hvilke rammer.

Du kan som leder med fordel have kendskab til typiske medarbejderreaktioner og til de mest effektive metoder der kan skabe mulighed for en rettidig og åben dialog med medarbejderen. Det er også en klar fordel hvis du kan anvende relevante kommunikationsværktøjer der giver mulighed for, at medarbejderen føler sig ordentligt behandlet med respekt.

Forberedelse

I din forberedelse bør du tænke over følgende:

Hvad du skal have sagt. Hvad baggrunden er for samtalen. Hvad du vil opnå. Hvordan du kan se, om du har opnået det ønskede. Hvad du vil undgå i samtalen og hvad du gør for at sikre dig at du holder dig på sporet. Forbered dig på den samtaleparts mulige reaktioner og hvad du i givet fald selv vil gøre.

Samtalens gennemførelse

Skab ro, vis du er tilstede, afgiv dit budskab, klart og entydigt, uden omsvøb og sig hvad du ønsker – eller kræver og rund samtalen af.

Alt efter samtalens karakter kan du herefter skabe plads til din medarbejders refleksion, skabe rum for dialog, bearbejdelse af en eventuel følelsesmæssge situation og i givet fald enighed om hvordan konsekvensen kommunikeres, hvis konsekvensen ikke er fortrolig.

Efter samtalen

Når du har afholdt den svære samtale, så evaluer for dig selv, hvad der gik godt og hvad der gik mindre godt. Bevarede du roen? – hvis ikke hvad kan du så gøre næste gang, for i højere grad at være i ro. Fik du viderebragt budskabet klart? Hvordan håndterede medarbejdere budskabet? – Hvordan var din egen reaktion herpå? Hvordan blev samtalen afsluttet? Har I aftalt, om eller hvordan der følges op? Har I aftalt, om eller hvordan der kommunikeres til omgivelserne?

Følgende indhold kan indgå i Elgaard Mancoms kursus i den svære samtale:

Faktorer der kan gøre, at en samtale opleves vanskelig
Lederens faldgruber:
Din forberedelse og samtalens tre faser: Forberedelse, gennemførelse, evaluering
Følelsesreaktioner, forsvarsmekanismer og kommunikationsmønstre
Samtaleteknik, kropssprog & fremtoning,
Aktiv lytning, konfliktstil og feedback

Undervisningen baseres på relevant teori og under anvendelse af enkle modeller. Træningsøvelser baseres på realcases fra deltagere og fra træneren og gennemføres som én-til-én-scenarier” med både deltager- og trænerfeedback. Kurset gennemføres med humor og kant og Jan Erik Elgaards feedback er klar, tydelig og direkte men også sober.

Se Elgaard Mancoms to små filmklip om den svære samtale: