Kommunikationsstruktur
Verden bliver mere og mere åben og kravene til kommunikation øges. Vi må derfor tage kommunikationen seriøst. De digitale medier fylder mere og mere i mediebilledet. De elektroniske medier er let tilgængelige og brugen af de digitale medier er stærkt stigende. Der er stort set ikke én voksen dansker der ikke anvender de digitale medier dagligt. Forventningerne til hyppig, målrettet, relevant interaktiv kommunikation fra virksomheder og organisationer stiger tilsvarende. Forbrugerne er kritiske og fordringsfulde og vi kommer meget nemt på bagkant med vores kommunikation. Det kan være vanskeligt for organisationen at beslutte sig til, hvordan vi skal kommunikere, til hvem, hvornår og hvordan. Ved at have en fast kommunikationsstruktur eller en model for kommunikationen kan vi imidlertid dels sikre os en mere målrettet kommunikation, til netop dem vi ønsker at kommunikere til og dels, at kommunikationen er afpasset virksomhedens øvrige kommunikation, så vi bringer os i førerposition med vores kommunikation fremfor alene at kommunikere reaktivt.
En kommunikationsstruktur skal ses som en markedsrettet, struktureret og praktisk køreplan.
Kommunikationsplatform
En af de hyppigt anvendte modeller for målrettet kommunikation er ”Kommunikationsplatformen”, hvori man anvender en række standardpunkter;
- Markedsbeskrivelse; hvilket marked befinder vores organisation sig på og hvad kendetegner markedet?
- Mål med kommunikationen; hvad ønsker vi at opnå med vores kommunikation?
- Vil vi blot informere eller vil vi være i reel dialog?
- Fastlæggelse af målgruppe; hvem ønsker vi at kommunikere til? Hvem er vores interessenter?
- Internt; den organisatoriske kommunikation; medarbejderne, deres familier og tætte samarbejdspartnere, bestyrelse?
- Eksternt; samarbejdspartnere, leverandører, aktionærer, kandidater i jobmarkedet, kunderne, offentligheden, pressen, organisationer, interessegrupper?
- Fastlæggelse af budskabets indhold; hvilke budskaber er væsentlige for vores målgrupper?
- Budskabets udformning; hvordan vil vi kommunikere?
- Medieplan; hvilke medier vil vi anvende? trykte – elektroniske?, permanente og periodevise? (hjemmeside, nyhedsbreve?)
- De trykte medier er ikke så flygtige og har mere permanent karakter og de elektroniske er mere dynamiske, dialog-rettede og ofte mindre omkostningsfulde.
- Eventuelle kampagneaktiviteter; til hvem, hvordan, hvornår?
- Tidsplan, effektmåling og kontrol. Hvornår sætter vi hvad i gang? Hvordan og hvornår måler vi? Hvordan håndterer vi de resultater som kontrollen giver os?
Ved at holde fokus på kommunikation som et effektivt redskab kan kommunikationen blive vores differentieringsparameter i konkurrencen, men det fordrer, at vi arbejder struktureret, selektivt og målrettet. Kommunikationsplatformen skal derfor ses som et dynamisk og enkelt værktøj, der giver os mulighed for en mere styret og markedsrettet kommunikation.
